La gestion des stocks en franchise: À qui revient la responsabilité de réaliser des bénéfices ou subir une perte? (Partie 2)

Par F. Georges Sayegh

F. Georges Sayegh, D.S.C., Adm. A., C.M.C. du Québec et de l'Ontario, est expert-conseil en franchise et transfert de technologie et auteur de 18 livres sur les franchises et les commerces associés. Visitez sa page de consultant. 

Pour le rejoindre : gsayegh@gsayegh.com, (514) 216-8458

Ceci est la deuxième partie de l'article de F. Georges Sayegh. Vous pouvez consulter la première partie sur cette page.

Tel que décrit précédemment, le franchiseur avec l'aide du fabricant, peut établir des niveaux de stocks pour aider le franchisé à rentabiliser son niveau de stocks. En outre, le franchiseur extrait des renseignements de ses unités pilote afin de ressortir les statistiques qui lui sont disponibles à même la base de données des caisses électroniques. Ceci dit, le franchiseur offrira au franchisé les outils de gestion et de comparaison l'aidant ainsi à établir son niveau minimum et maximum de stocks que le franchisé devra maintenir afin de rentabiliser son exploitation de manière saine et profitable.

En contrepartie, le franchisé de son côté devra à son tour appliquer de telles informations afin de suivre ses opérations de manière éclairée.

Pour cela, il existe huit techniques de gestion des stocks qui nous indiquent que :

La gestion des stocks est une partie hautement personnalisable des affaires. Le système optimal est différent pour chaque entreprise. Cependant, chaque entreprise devrait s'efforcer d'éliminer autant que possible les erreurs humaines de la gestion des stocks. Cela signifie prendre avantage des logiciels de gestion des stocks. Si l'entreprise possède des logiciels intégrés, cela permettrait d'analyser les différents niveaux d'inventaire qu'il faut maintenir et du même fait aidera à améliorer le flux de trésorerie, pour ce, il faut:

1. Définir les niveaux de Système d'inventaire au niveau PAR i.e. suivi des stocks par article en temps réel, contrôle des accès et surveillance au moyen de capteurs (PAR level inventory system).

Faciliter la gestion des stocks en définissant des « niveaux par »" pour chacun des produits. Les niveaux de Par représentent la quantité minimale de produits qui doivent être disponibles en tout temps. Lorsque le stock atteint un niveau prédéterminé, un bon de commande est généré indiquant qu'il est temps de commander ce produit. Idéalement, ce rapport, généralement indiquera la quantité minimale à commander. Les niveaux de Par varient selon le produit en fonction de la rapidité avec laquelle l'article se vend et du temps qu'il faut pour revenir en stock.

Bien que cela nécessite un peu de recherche et de prise de décision à l'avance, la mise en place de niveaux systématisera le processus de commande. Non seulement cela aidera le gestionnaire franchisé à prendre des décisions plus rapidement, mais cela permettra à son personnel de prendre des décisions en proactive.

Rappelons-nous que les conditions changent avec le temps. Ceci veut dire qu'il faut vérifier le niveau des stocks à quelques reprises tout au long de l'année pour confirmer qu'ils ont encore du sens. Si le contexte économique ou celui du marché changent entre-temps, il faudra alors ajuster le niveau de par à la hausse ou à la baisse.

2. La méthode d'évaluation du stock

Le franchiseur déterminera la méthode d'évaluation du stock qui s'adapte le mieux au contexte de son concept qui peut être, notamment : La méthode du premier entré, premier sorti PEPS (Fifo) ; la méthode du dernier entré, premier sorti (Lifo) ou la méthode du coût moyen pondéré. Ces méthodes font partie intégrante de la gestion des stocks.

La contre partie sera sur les épaules du franchisé qui devra organiser non seulement son espace de vente mais aussi son entrepôt de manière structurée.

3. Gérer les relations

Un autre élément faisant partie de la bonne gestion des stocks consiste à pouvoir s'adapter rapidement. En d'autres termes, il ne faut pas attendre qu'un article soit obsolète pour faire place à un nouveau produit, mais plutôt résoudre le problème à la source (i.e. vendre le produit à rabais) au lieu de la garder jusqu'à l’année suivante.

En outre, il est plus facile de se réapprovisionner rapidement en nouveaux produits qui seront vendus plus facilement. Dans un tel cas, la relation privilégiée que le franchiseur et son réseau ont établi avec les fournisseurs accrédités de recevoir la marchandise en appliquant la théorie du juste à temps (Just in time). Cette méthode réduit le gaspillage en fournissant des pièces uniquement au fur et à mesure que le processus l'exige.

En particulier, cette bonne relation qui a été établie entre le franchiseur et son réseau avec ces fournisseurs permettent de plus, à s'approvisionner en produits tout au long du processus d'achat en permettant d'obtenir des quantités minimales qui ont été déjà négociés préalablement. Par ailleurs, la méthode du juste à temps permettra au franchisé de ne pas avoir à cumuler un inventaire excessif de produits.

Dans un autre point de vue, le franchisé de son côté devra non seulement garder cette bonne relation avec les fournisseurs, mais de plus, garder une ligne ouverte de communication avec ces derniers. Ce qui sous entend que le franchiseur devra informer à son tour les fournisseurs lorsqu'il prévoit une augmentation des ventes afin qu'il puisse ajusterla production. Enplus de leur demander de l'informer lorsqu'un produit est en retard afin qu'il puisse réagir en retirant de ses promotions le produit en question ou de chercher un produit de remplacement temporaire.

4. Plan d'urgence

De nombreux problèmes peuvent surgir relativement à la gestion des stocks. Ces types de problèmes peuvent paralyser l’entreprise qui est mal préparée. Nous retrouvons, de tels exemples lorsque:

• le pic de ventes a été mal planifié et de façon inattendue et qu'il y a eu une surexploitation des stocks ;
• l’on rencontre un déficit de trésorerie et l'on ne peut payer pour le produit dont le franchisé a désespérément besoin ;
• l'entrepôt est surchargé de stock mort et qu'il n'y a pas assez d'espace pour répondre au pic saisonnier de ventes ;
• l’on commet une erreur dans le calcul de l'inventaire ce qui signifie que l'on a moins de produits que l’on croyait ;
• un produit est long à bouger et qu’il prend tout l'espace de stockage requis ;
• le fabricant est à court de produits et que le franchisé avait des commandes à remplir ;
• le fabricant interrompt les produits sans avertissement.

Ce n'est pas une question de savoir si des problèmes surviennent, mais plutôt quand surviendront-ils. Le franchiseur teste et valide le concept afin de contrer de telles situations et analyse les niveaux de risques dans chacune de ses unités pilotes, pour qu'il puisse ensuite dupliquer son concept en franchise. En outre, il va inclure dans ses cours de formation les divers plans d'urgence auxquels les franchisés devront faire face tout au long de leur exploitation.

• Comment faut-il réagir ?
• Quelles mesures faut-il prendre pour résoudre de tels problèmes?
• Quelle incidence cela aurait-il sur d'autres franchisés faisant partie du réseau?

Un tel exercice sous-entend que les relations doivent être solides et bien établies durant toute la durée de l'exploitation entre le franchiseur et son réseau de franchisés ainsi que les fournisseurs.

La 3e partie de l'article de F. Georges Sayegh détaillera quatre autres techniques de gestion des stocks. On vous invite à cliquer "Recevez des alertes" au haut de cette page pour vous inscrire à notre infolettre et ainsi être avisé lorsque l'article sera en ligne.